Nyheder

Øvelse: Skab overblik

Af Nadia Taalab, indehaver af virksomheden Figuras

Jeg har min base i Hirtshals, men jeg kommer vidt omkring. I mit arbejde som strategisk økonomikonsulent hjælper jeg blandt andet virksomheder til at få bedre overblik over funktioner, forretningsgange og processer.

Jeg deler gerne ud af min værktøjskasse. Nedenfor får du en øvelse til at skabe overblik, som du kan prøve af i din virksomhed sammen med dine kollegaer.

SKAB OVERBLIK
1) Del din virksomhed op i afdelinger/funktioner på et stykke papir (fx IT, salg, økonomi etc.). Mindre virksomheder har typisk én person med flere funktioner, så derfor er det vigtigt at tænke funktion i stedet for person, der varetager opgaven.

2) Skriv dernæst opgaver på post-its (fx bogføring, markedsføring, salg, medarbejder-samtaler, indkøb osv.).

3) Fordel nu opgaverne i de forskellige afdelinger/funktioner. Gennemgå dem derefter enkeltvis og vurdér, om de er placeret i den korrekte "kasse". Ved at bruge post-its, er det nemmere at flytte opgaverne rundt.

På billedet er et eksempel som jeg har hjulpet en virksomhed med for at skabe overblik. Vi afholdte en workshop med ledelsen og 10 medarbejdere, og så var de i gang. De havde umiddelbart 3 kasser at fylde i. De resterende opgaver de havde i tankerne, men ikke var i gang med, satte vi i en 4. kasse uden at navngive den. Den kigger vi på når vi har overblik over de 3 første.

Virksomheden har nu et konkret værktøj, som de arbejder videre med. De fik dannet sig et billede af alt det, der sker i deres virksomhed, og kan løbende tilpasse det og gøre det endnu mere skarpt.

Når I har overblikket, er det langt nemmere at forholde sig til opgaverne. Når det hele er mudret sammen i én stor klump, er det ganske enkelt for uoverskueligt.